Op basis van een Europese Richtlijn voorzag ook België in een UBO-register. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner.

Dit register heeft tot doel voldoende, accurate en actuele informatie over uiteindelijke begunstigden in Belgische vennootschappen, trusts, stichtingen, vzw’s en juridische entiteiten vergelijkbaar met trusts en fiducieën ter beschikking te hebben. Men wenst op deze manier na te gaan wie de natuurlijke personen achter de (verscheidene) juridische constructie(s) zijn. 

Volgens het Koninklijk Besluit moet het register uiterlijk op 30 november 2018 worden ingevuld aangezien de gegevens binnen één maand vanaf de inwerkingtreding moeten worden meegedeeld. Het is daarom noodzakelijk dat vennootschappen en verenigingen zich tijdig voorbereiden om alle informatie bij de desbetreffende personen op te vragen.

De FOD Financiën geeft nu uitstel tot 30 september 2019 om de gegevens in het register in te voeren.

A.   Welke juridische constructies worden bedoeld?

Hierbij dienen er drie categorieën onderscheiden te worden:

1. 1.  In België opgerichte vennootschappen, met of zonder rechtspersoonlijkheid
   2. (Internationale) vzw’s en stichtingen
   3. Trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische entiteiten

Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt naargelang de grootte van de entiteit. Zowel grote als kleine entiteiten hebben de plicht om de informatie mee te delen. 

B.   Wie wordt beschouwd als uiteindelijke begunstigde?

Een uiteindelijke begunstigde is “de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaars zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap”.

Afhankelijk van de juridische entiteit waaraan de natuurlijke personen verbonden zijn, worden ze beschouwd als uiteindelijke begunstigden. 

1.    Vennootschappen

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden:

• • • De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks 25% of meer van de stemrechten of aandelen in deze vennootschap houden. Dit belang kan dus zowel direct als indirect (middels bijvoorbeeld een tussengeplaatste vennootschap) aangehouden worden. Bij een onrechtstreekse band moeten ook de tussenstappen geïdentificeerd worden.
    • De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen, bijvoorbeeld zaakvoerder zijn, aandeelhoudersovereenkomst, bevoegdheid tot benoeming van hoger geplaatst personeel, …
    • De natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel. Dit wordt gevraagd indien geen van de bovenstaande personen konden worden geïdentificeerd of indien er twijfel zou bestaan of de bovenstaande persoon ook respectievelijk de uiteindelijke begunstigde is.

 De volgende informatie dient in het register te worden opgenomen:

• • • Naam
    • Eerste voornaam
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit
    • Land van verblijf + volledige verblijfadres
    • Datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden
    • Rijksregisternummer van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is
    • de categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort (meer bepaald: aandeelhouder, zaakvoerder of gelijksoortige uitoefening van de zeggenschap, hoger leidinggevend personeelslid)
    • Of dit afzonderlijk of samen met andere personen beantwoordend aan één of meer van bovenstaande categorieën gebeurt 
    • Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde
    • Als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer bedoeld in artikel III.17 van het wetboek van economisch recht, en waar van toepassing elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd; 
    • De omvang van het uiteindelijke belang in de informatieplichtige, namelijk:
      • • In het geval van een rechtstreekse uiteindelijke begunstigde en wanneer de zeggenschap resulteert uit de eigendom van de aandelen of stemrechten, het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige; 
        • Het geval van een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde en wanneer de zeggenschap resulteert uit de onrechtstreekse eigendom van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige, de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige

Opgelet, er moeten ook stavingsdocumenten worden bijgevoegd, zoals onder andere een kopie van de identiteitskaart, statuut van de vennootschap, register van aandeelhouders, authentieke aktes …

2.    Internationale vzw’s en stichtingen

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden:

• • • De leden van de raad van bestuur
    • De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen
    • De personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting
    • De stichters van een stichting
    • De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
    • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

De volgende informatie dient in het register te worden opgenomen:

• • • Naam
    • Eerste voornaam
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit(en)
    • Land van verblijf
    • Volledige verblijfsadres 
    • De datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden.
    • Zijn identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is
    • De categorie(ën) van personen bedoeld in artikel 4, 27°, tweede lid, c), van de wet van 18 september 2017,
      waartoe hij behoort
    • De één of meerdere categorieën van personen opgesomd in artikel 4, 27°, tweede lid, c), van de wet van
      18 september 2017, afzonderlijk of samen met anderen, waartoe hij behoort;

Opgelet, er moeten ook stavingsdocumenten worden bijgevoegd, zoals onder andere een kopie van de identiteitskaart, statuut van de vennootschap, register van aandeelhouders, authentieke aktes …

3.    Trusts, fiducieën en andere vergelijkbare juridische constructies

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden:

• • • De oprichter
    • De fiduciebeheerder(s) of trustee(s)
    • De eventuele protector
    • De begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is
    • Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent

De volgende informatie dient in het register te worden opgenomen:

• • • Naam
    • Eerste voornaam
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit(en)
    • Land van verblijf
    • Zijn volledige verblijfsadres
    • Het identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, of elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
    • De categorie(ën) van uiteindelijke begunstigde bedoeld in artikel 4, 27°, lid 2, d) van de wet, waaronder hij ressorteert;
    • De datum waarop de persoon uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden

Opgelet, er moeten ook stavingsdocumenten worden bijgevoegd, zoals onder andere een kopie van de identiteitskaart, statuut van de vennootschap, register van aandeelhouders, authentieke aktes …

C.   Wie moet het melden?

Bij vennootschappen alsook bij de (internationale) vzw’s en stichtingen ligt de verplichting bij de bestuurders.

Bij de trusts en fiducieën of gelijkaardige entiteiten rust de informatieplicht bij de trustees of dossierbeheerders.

De informatie kan worden meegedeeld via het platform MyMinFinPro of via de website www.finances.belgium.be/nl/ (Tabblad E-services, UBO-register).

Een Ministerieel besluit moet echter nog de verdere modaliteiten omtrent de melding en het gebruik van het register uiteenzetten.

D.   Up to date houden van informatie

Volgens het KB moet de meegedeelde informatie minstens jaarlijks worden bijgewerkt. Opgelet, het Wetboek van Vennootschappen en de vzw-wet leggen echter wel de verplichting op om elke wijziging aan het UBO-register binnen de maand mee te delen.

Vennootschappen waar zich vaak wijzigingen voordoen betreffende de uiteindelijke begunstigden voorzien ook best een procedure opdat deze wijzigingen tijdig worden doorgegeven aan het UBO-register.

E.    Sancties

Indien de vereiste informatie niet aan het UBO-register wordt overgemaakt, kan een administratieve boete worden opgelegd met een minimum van 250€ en een maximum van 50.000 €. 

Er werd evenwel geen vergelijkbare sanctie voorzien ten aanzien van trustees of fiduciebeheerder die de vereiste informatie niet overmaken.

F.    Wie heeft toegang tot het register?

Het was lange tijd de vraag wie toegang zou krijgen tot het register. Oorspronkelijk was er sprake van een beperkte toegang, deze werd op heden echter uitgebreid.

De volgende personen hebben toegang tot het register:

• • • Bevoegde autoriteiten, zoals belastingautoriteiten
    • Onderworpen entiteiten aan het preventief luik van de Witwaswet alsook de fiscale autoriteiten (zoals advocaten, boekhouders, notarissen …)
    • Elke burger. Voor deze categorie is de toegang echter wel beperkter. Voor vzw’s, stichtingen, trusts, enz. heeft een persoon of organisatie slechts toegang indien hij een legitiem belang aantoont. 

Voor de toegang tot het register zal tevens een administratieve bijdrage verschuldigd zijn. Het bedrag hiervan moet nog worden vastgelegd bij Ministerieel Besluit. Voor de bevoegde autoriteiten in het kader van de Anti Witwas is de toegang evenwel kosteloos. 

In het Koninklijk Besluit wordt de mogelijkheid voorzien om op verzoek van een uiteindelijk begunstigde een geheel of gedeelte van de informatie niet langer toegankelijk te maken. Dit is echter wel verbonden aan bepaalde voorwaarden.
Zo zal de uiteindelijke begunstigde moeten aantonen dat die toegang hem blootstelt aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of indien de uiteindelijke begunstigde minderjarig of handelingsonbekwaam is. 

G.   Praktisch

Met het oog op 30 september 2019 is een goede voorbereiding dus zeer belangrijk. Zo is het aangewezen om alle uiteindelijke begunstigden van uw onderneming te identificeren alsook te bepalen tot welke categorie zij behoren.
Houd hierbij in uw achterhoofd om ook de nodige stavingstukken te verzamelen.

U zal binnen de onderneming ook een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde moeten aanduiden die de informatie aan het register zal meedelen.

Het is daarnaast ook duidelijk dat via het UBO-register heel wat vermogensrechtelijke informatie bekend wordt bij het grote publiek. Gelet op de grote draagwijdte van deze wet zal vrijwel iedereen toegang kunnen krijgen tot deze informatie.

Het kan dus in bepaalde gevallen aangewezen zijn om meer aandacht te besteden aan het versterken en beschermen van de privacy en de persoonlijke levenssfeer van de ondernemers. BEBOTAX kan u hierin bijstaan.