In 2017 werd het UBO-register ingevoerd met de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik contanten. De uiteindelijke begunstigden (UBO’s) dienen zich verplicht te registreren. Naast deze verplichtigte registratie dienen ze nu ook een bewijs te leveren dat de informatie over de UBO’s adequaat, nauwkeurig en actueel is. De deadline voor deze verplichting verstrijkt op 31 augustus 2021.

Deze nieuwsonline vormt een uitbreiding op de online actualiteit van 26/09/2018 – 2018 nr. 9: UBO-register: identificatie voor 31 maart 2019

A.   Even herhalen: Wat is het UBO-register?

Het UBO-register ('Ultimate Beneficial Owners') is een databank waarin de gegevens worden opgenomen van de uiteindelijke begunstigden van:

1. 1. 1. Vennootschappen, met inbegrip van de maatschap
      2. (internationale) vzw’s en stichtingen
      3. Trust, fiducieën, of soortgelijke juridische constructies

Het register vindt zijn oorsprong in de Witwaswet van 18 september 2017 en heeft als doel meer transparantie te brengen rond wie er precies achter een organisatie schuil gaat. De modaliteiten van het UBO-register zijn uitgewerkt in het KB van 30 juli 2018, dat nu recent door het KB van 23 september 2020 werd gewijzigd en aangevuld.

B.   Bekendmakingsverplichting uitgebreid

De registratie van de uiteindelijk begunstigden diende initieel te gebeuren voor 31 december 2019.
De bekendmakingsverplichting werd nadien verder uitgebreid met het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 dat in werking trad op 11 oktober 2020. Naast de verplichte registratie van de uiteindelijk begunstigden dient er voortaan ook een bewijs geleverd te worden dat de informatie over de uiteindelijk begunstigden in het register adequaat, nauwkeurig en actueel is. De deadline voor deze bijkomende verplichting verstrijkt op 31 augustus 2021.

Het gewijzigde KB verplicht alle ‘informatieplichtigen’ (dat wil zeggen vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, ...) voortaan ‘elk document’ bij te voegen dat ‘aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is’.

C.   Adequaat, nauwkeurig en actueel

De informatieplichtigen die zich na 11 oktober 2020 voor het eerst registreerden in het UBO-register hebben normaliter reeds bij hun inschrijving de benodigde bewijsdocumenten moeten opladen. Diegene die reeds vóór 11 oktober 2021 geregistreerd waren (en sindsdien nog geen bewijsdocumenten opgeladen hebben) dienen dit dus nog te doen.

Het KB van 23 september 2020 geeft niet uitdrukkelijk weer aan de hand van welke stukken de informatieplichtige moet bewijzen dat de informatie over de uiteindelijk begunstigden in het register adequaat, nauwkeurig en actueel is. Afhankelijk van het geval kan dat volgens de informatie in de FAQ op de website van de FOD Financiën gaan om een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander relevant document. Een kopie van een identiteitskaart is daarentegen enkel nuttig wanneer de betrokken UBO niet over een rijksregister- of bisnummer beschikt.

Dit is ook geen eenmalige verplichting!  De lijst van uiteindelijk begunstigden in het UBO-register dient steeds up to date gehouden te worden aangezien het register voortaan ook toegang verschaft tot de historiek van de uiteindelijke begunstigde.

Het bewijs dat de informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is, dient opgeladen te worden via het onlineplatform MyMinfin.