De invoering van het geregistreerde kassasysteem in de horeca komt steeds dichterbij. Voor een overzicht van de wetgeving in dit verband verwijzen wij naar onze nieuwsbrief van 11 juli 2014, onze nieuwsbrief van 31 december 2013 en onze online actualiteit van 17 juli 2013. In deze bijdrage gaan we dieper in op de praktische gevolgen die deze regelgeving voor de horeca-uitbaters heeft.

Een geregistreerd kassasysteem (GKS) bestaat uit drie onderdelen:

-       een kassasysteem

-       een fiscale data module (FDM)

-       een VAT Signing Card (VSC)

Het kassasysteem en de FDM worden elektronisch, via de GKS-registratiemodule, aan elkaar en aan de uitbating waar het systeem gebruikt wordt, gekoppeld. Op basis daarvan verkrijgt de uitbater een gepersonaliseerde VSC van de administratie. Eens de VSC in de FDM wordt geschoven en geactiveerd, heeft men een actief GKS in de zaak.

Het kassasysteem en de fiscale datamodule moeten door de bevoegde overheid gecertificeerd worden. Die certificatie houdt in dat het model aan alle wettelijke technische vereisten voldoet. Enkel die onderdelen die 100 % identiek zijn aan het gecertificeerde model mogen worden aangeboden als onderdeel van een GKS.

Om na te gaan wie GKS-tickets of btw-bonnetjes moet uitreiken moeten horeca-uitbaters in januari 2015 de 10 %-regel toepassen op de bedrijfsresultaten van 2014. Indien zij ten minste 10 % van hun omzet halen uit restaurant – of cateringdiensten, moeten zij zich ten laatste op 28 februari 2015 registreren via de registratiemodule GKS. Is het resultaat kleiner dan 10 %, dan moeten zij vanaf 1 januari 2015 btw-bonnetjes uitreiken voor de restaurant – en cateringdiensten met bijhorende dranken die ter plaatse worden gebruikt.

N.a.v. de registratie zal de fiscus een uiterlijke implementatiedatum toekennen. Dit zal 30 juni 2015, 30 september 2015 of 31 december 2015 zijn.

U vindt hierna alle stappen die moeten worden doorlopen.

A.   Registratie bij de bevoegde overheid

De horeca-uitbater past vanaf 1 januari 2015, per vestiging, de 10 %-regel toe op de bedrijfsresultaten van 2014. Indien hij ten minste 10 % van de omzet van 2014 gehaald werd uit restaurant – of cateringdiensten registreert hij zich bij de FOD Financiën via de registratiemodule GKS voor horeca-uitbaters, te vinden op de website www.geregistreerdekassasystemen.be (site van de FOD Financiën). Inloggen gebeurt met de elektronische identiteitskaart, via burgertoken of via commercieel certificaat.

De volgende zaken moeten in eerste instantie online geregistreerd worden:

- de vestigingen waar men een GKS moet of wil installeren

- contactgegevens

Elke vestiging van de onderneming waar een GKS moet worden toegepast, moet worden geregistreerd.

B.   Aankoop geregistreerd kassasysteem en fiscale data module

De geregistreerde kassa wordt gekocht bij een leverancier. Hierbij moet wel worden opgelet dat niet zomaar de eerste de beste kassa wordt aangekocht. Het kassasysteem en de fiscale datamodule moeten door de bevoegde overheid gecertificeerd worden. Die certificatie houdt in dat het model aan alle wettelijke technische vereisten voldoet. Enkel die onderdelen die 100 % identiek zijn aan het gecertificeerde model mogen worden aangeboden als onderdeel van een GKS. Indien ook maar een onderdeel niet voldoet aan de wettelijke voorziene certificatie, word het systeem niet beschouwd als een GKS. In dat geval zijn er boeten voorzien tot € 5.000,00 per inbreuk en kan de onderneming geen aanspraak maken op de doelgroepkorting RSZ voor werknemers (eventuele reeds verkregen korting moet worden terugbetaald).

Men vraagt dus bij de aankoop van een kassasysteem en fiscale data module om een bewijs van de leverancier dat het toestel gecertificeerd is. Een lijst met gecertificeerde toestellen is te vinden op www.horecablackbox.be (site van Horeca Vlaanderen) of www.geregistreerdekassasystemen.be (site van de FOD Financiën).

Ook de leverancier moet bij de levering een aantal registratieverplichtingen voldoen. Hij moet namelijk elk GKS-onderdeel dat hij levert, toekennen aan een bepaalde vestiging.

C.  Bevestiging van de geleverde onderdelen in de GKS-registratiemodule

Na levering van de onderdelen moet de horecaondernemer de levering van elk onderdeel bevestigen in de registratiemodule GKS (via de website www.geregistreerdekassasystemen.be).

D.   Koppeling van de GKS-onderdelen

Na de bevestiging van de levering moet de horeca-uitbater de GKS-onderdelen koppelen. Afhankelijk van de organisatie kunnen er meerdere kassa’s aan een enkele FDM gekoppeld worden.

E.   Aanvraag van een VAT Signing Card

Nadat alle kassa’s aan een FDM gekoppeld zijn, vraagt de horeca-uitbater een VAT Signing Card (VSC) aan, die wordt bezorgd door de fiscale administratie.

Deze kaart wordt in de FDM geplaatst. Pas na activatie van de VSC wordt het GKS geactiveerd.

F.    Verder beheer van de toestellen

Verdere wijzigingen aan het GKS moeten steeds onmiddellijk worden aangepast in de GKS-registratiemodule:

- de deactivatie van GKS-onderdelen, bv. als gevolg van de vervanging van het onderdeel

- de verkoop van GKS-onderdelen

- vervanging van een kassa of FDM

- ontkoppeling van een kassa en FDM

Bij technische problemen moet de horeca-uitbater onmiddellijk (maximaal 1 uur na het optreden van de technische problemen) het btw-controlekantoor op de hoogte brengen. Indien er als gevolg van het probleem geen correct GKS-ticket kan uitgereikt worden, moet hij een btw-bonnetje uitreiken. Hiertoe moet de horeca-uitbater steeds een voorraad btw-bonnetjes ter beschikking hebben. Indien het probleem met het kassasysteem werd opgelost, moet de uitbater binnen de 24 uur het controlekantoor hiervan op de hoogte brengen.

Indien slechts een kortstondig defect de werking heeft verhinderd, moet men eenmaal het btw-controlekantoor op de hoogte brengen van de begin – en eindtijd van het technische probleem.