De wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van contanten (BS 30 juni 2021, hierna wet van 27 juni 2021) wijzigt het WIB ’92 vooral met pure wetgevingsmaatregelen.

Toch springt één zaak in het oog: art. 27 van de wet van 27 juni 2021 bepaalt namelijk dat vanaf 1 januari 2022 ondernemingen op de fiscale fiches 281.10 en 281.20 de integraliteit van de reële kosten eigen aan de werkgever moeten aangeven, die worden terugbetaald op basis van bewijsstukken en/of expense reports.

A.   Ratio legis

Volgens de memorie van toelichting is deze verplichting nodig voor controledoeleinden:

“In het kader van de huidige context, waarin thuiswerk en de terugbetaling van de daaraan verbonden eigen kosten van de werkgever steeds belangrijker worden, is er immers nood aan een wettelijke basis voor het meedelen van de vergoedingen voor die kosten aan de fiscale administratie. Een ruimere ficheverplichting draagt ook bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken die door de werkgever werden terugbetaald.”

B.   Inhoud

De ficheverplichting bestaat reeds voor de forfaitaire vergoedingen tot terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, maar dit is eerder zeer eenvoudig. Het volstaat hiervoor gewoon ‘ja’ op de fiche te noteren wanneer de vergoedingen worden berekend volgens ernstige normen. De forfaitaire vergoedingen worden gewoonlijk gestort via de payroll, dus relatief eenvoudig.

De nieuwe verplichting zal betrekking hebben op reële bedragen die gewoonlijk niet worden terugbetaald via de payroll, maar die rechtstreeks worden uitbetaald aan de begunstigde en in de boeken worden opgenomen via verificatie.

De exacte vermelding van de bedragen op de fiches zal in de praktijk betekenen dat er veel manueel zal moeten worden opgezocht in de boekhoudsystemen.

C.   Sanctie

De bedragen blijven fiscaal aftrekbaar, maar er zal een administratieve boete opgelegd worden.