De Belgische taalwetgeving heeft een invloed op de facturatie van ondernemingen. Ondernemers zijn bij het opmaken van facturen onderworpen aan deze dwingende taalwetgeving. Het lijkt de evidentie zelve om aan een Franstalige of Engelstalige klant een factuur in hun eigen taal op te maken, doch de juridische werkelijkheid is anders.

Artikel 52 § 1 van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken van 18 juli 1966 (BS 2 augustus 1966) bepaalt: "Voor de akten en bescheiden, die voorgeschreven zijn bij de wetten en reglementen en voor die welke bestemd zijn voor hun personeel, gebruiken de private nijverheids-, handels - of financiebedrijven de taal van het gebied waar hun exploitatiezetel of onderscheiden exploitatiezetels gevestigd zijn." Voor het Vlaamse grondgebied werd dit principe bevestigd en aangevuld in het decreet van 19 juli 1973 (BS 6 september 1973).

De factuur valt eveneens onder deze wetgeving, zodat ondernemingen waarvan de exploitatiezetel in Vlaanderen is gevestigd de facturen verplicht in het Nederlands dienen op te maken. Met exploitatiezetel wordt bedoeld de plaats waar de technische, industriële en/of commerciële activiteiten plaatsgrijpen. De exploitatiezetel valt dus niet noodzakelijk samen met de maatschappelijke of administratieve zetel.

De verplichting om facturen op te stellen in de taal van het gebied waar de exploitatiezetel is gevestigd geldt enkel indien de aflevering van de factuur verplicht is en enkel voor de wettelijk vereiste vermeldingen. Voor een overzicht van de verplichte vermeldingen en een factuurvoorbeeld verwijzen wij naar de documentatie op onze website. Niet-verplichte vermeldingen zijn niet onderworpen aan de taalwetgeving. Een klassiek voorbeeld van een niet-verplichte vermelding vormen de algemene factuur - of verkoopsvoorwaarden.[1]

Het niet naleven van de taalwetgeving kan verregaande consequenties hebben. De taalwetgeving is immers van openbare orde, zodat een factuur in de verkeerde taal absoluut nietig is en dus geacht wordt niet te bestaan. Zolang de klant geen bezwaar maakt en de factuur gewoon betaalt, is er eigenlijk geen probleem. Bij een betwisting die voor de rechtbank wordt gebracht moet de rechter evenwel de nietigheid toepassen, zelfs zonder dat de verwerende partij die opwerpt. In het verleden werden reeds vorderingen afgewezen enkel om die reden.

De mogelijkheid bestaat echter om een principieel nietige factuur te vervangen door een (in de juiste taal) vertaalde factuur. De schuldeiser kan dit ten allen tijde doen, waarbij de inhoud van de nieuwe factuur identiek moet zijn aan de inhoud van de oorspronkelijke factuur. De vervanging van een factuur heeft slechts uitwerking op de datum van de vervanging.

Als praktische en klantvriendelijke oplossing kan men eveneens een meertalige factuur opstellen. Een dergelijke factuur is rechtsgeldig zolang alle wettelijke vermeldingen ook in de juiste taal voorkomen op de factuur. Men kan ook een indicatieve vertaling aan de factuur toevoegen. Hierbij is strikt genomen enkel de eigenlijke factuur rechtsgeldig (en niet de vertaling).

[1] Volgens gevestigde rechtspraak zijn algemene factuurvoorwaarden trouwens niet geldig indien ze zijn opgesteld in een taal die de klant niet machtig is.

Ook inzake btw zou de nietigheid van een factuur in principe betekenen dat btw-aftrek niet mogelijk is. De administratieve circulaire nr. 02/2013 van 23 januari 2013 bepaalt echter  uitdrukkelijk dat de administratie de btw-aftrek niet mag weigeren louter omwille van de op de factuur gebruikte taal. In bepaalde gevallen kan de administratie voor controledoeleinden evenwel een vertaling eisen van facturen die niet in een van de nationale talen zijn opgesteld. 

De taal die op een factuur gebruikt wordt is m.a.w. niet vrijblijvend. Er moet wel degelijk rekening gehouden worden met dwingende wetgeving.